Espacio para reuniones del Centro sin ánimo de lucro VCCF

El VCCF Nonprofit Center dispone de tres espacios para alquilar: la Sala de Juntas, la Sala Comunitaria y un espacio combinado.

Para eventos especialmente grandes, podemos incluso retirar el tabique que separa las dos salas para ofrecerle el máximo espacio posible.

Sala del Consejo

Sala comunitaria

Nuestra Sala de Juntas tiene más de 1.600 pies cuadrados y es perfecta para eventos pequeños y medianos.

Equipo audiovisual

Incluye proyector, pantalla y micrófono, todo ello incluido en el precio del alquiler.

Sala del Consejo

Tiene 36 plazas con mesas y 50 sillas disponibles. La sala es ideal para grupos de no más de 84 personas.

Precios

Por horas: $50 por hora (mínimo 2 horas)
Especial de 4 horas: $180 por bloque de 4 horas (10% de ahorro)

Calendario de la Sala de Juntas

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La cocina de la preparación

Nuestra cocina de preparación privada está a disposición de su personal de catering o de cualquier servicio de catering externo que contrate.

Precios
Por hora - $10 por hora.
Añadir a cualquier reserva de sala de juntas o sala comunitaria

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Política de reservas

Proceso de solicitud de salas

Para reservar un espacio de reunión, la solicitud debe ser enviado electrónicamente al Jessica Proctor, Coordinadora de Servicios a Edificios del Centro sin ánimo de lucro VCCF ([email protected]).

Tenga en cuenta que se trata de una mera solicitud hasta que reciba la confirmación definitiva. Antes de confirmar su reserva, deberá cumplimentar toda la documentación necesaria para nuestros archivos. Por el momento, solo aceptamos solicitudes de habitaciones con 3 meses de antelación y durante el horario comercial habitual.

Antes de programar la reunión, cada organización solicitante (Organización Invitada) deberá tener archivada una copia firmada del acuerdo de uso de la sala, incluyendo una persona identificada como responsable de facilitar el pago de cualquier daño imprevisto a las instalaciones o de los cargos incurridos en la limpieza y/o reajuste de la disposición estándar.

Su solicitud de espacio se confirmará o denegará en un plazo de 48 horas por correo electrónico, siempre y cuando conste en el expediente un acuerdo firmado de uso de la sala.

Usuarios admisibles

La VCCF se reserva el derecho de rechazar una solicitud. La VCCF tiene prioridad en la programación; los inquilinos del Centro sin ánimo de lucro de la VCCF tienen preferencia sobre los grupos externos; los usuarios pueden programar el espacio para reuniones por orden de llegada en función de la disponibilidad de la sala.

Las siguientes entidades pueden utilizar el espacio para reuniones, por orden de prioridad: 1) VCCF, 2) Inquilinos del Centro sin ánimo de lucro de la VCCF, 3) Organizaciones sin ánimo de lucro 501(c)(3) registradas en el condado de Ventura.

Horario de apertura

Las salas de reuniones del VCCF Nonprofit Center están disponibles de lunes a jueves, de 7.00 a 19.00 horas, y los viernes, de 7.00 a 17.00 horas. Las solicitudes especiales para el uso de la sala fuera de estos horarios conllevarán tasas/cargos adicionales para cubrir el personal, la seguridad y la supervisión fuera de horario. Por el momento, no se puede utilizar los fines de semana.

Política de anulación

La VCCF se reserva el derecho de cancelar cualquier reunión con un preaviso de 7 días a menos que se haya recibido el pago. La notificación de cancelación de un evento debe recibirse al menos 72 horas antes del evento para que una organización tenga derecho a que la cuota se aplique a un evento futuro. El impago por parte de la organización invitada del uso de la sala antes del evento puede afectar a los privilegios de uso de las instalaciones en el futuro.

Capacidad de las salas de reuniones

Montaje y desmontaje de la sala

Cada sala del Centro sin ánimo de lucro de la VCCF tiene una disposición estándar que se muestra en el esquema enmarcado situado en la pared de la sala. En caso de traslado, la Organización Invitada es responsable de devolver las mesas y sillas a su ubicación original. La Organización Invitada también es responsable de mover cualquier mobiliario para acomodar su reunión. No habrá personal de la VCCF disponible para mover mesas y sillas bajo ninguna circunstancia. Recomendamos a las Organizaciones Invitadas que reserven treinta (30) minutos adicionales antes y después de su reunión para organizar y limpiar la sala. Toda la basura deberá retirarse de la sala y depositarse en los contenedores exteriores correspondientes.

En las paredes sólo se permite cinta de pintor no tóxica y papel de caballete autoadhesivo. Tenga cuidado para evitar que los rotuladores se corran y dejen marcas permanentes en las paredes. El incumplimiento de esta norma conllevará el pago de daños y podrá afectar al uso de las instalaciones en el futuro. Los materiales relacionados con las reuniones y los folletos promocionales no podrán dejarse en la sala de reuniones ni pegarse en ninguna pared.

Los grupos deberán desalojar las instalaciones a la hora indicada en la solicitud escrita de uso de la sala presentada por la organización. Si no se devuelven las salas a su configuración original, podrá prohibirse su uso en el futuro.

Políticas adicionales

Aparcamiento
En las inmediaciones del VCCF Nonprofit Center hay un amplio aparcamiento.

Catering
La organización invitada es responsable de organizar los servicios de catering, el montaje y la retirada de toda la comida. Toda la basura deberá retirarse y depositarse en los contenedores exteriores adecuados. El tiempo de montaje, limpieza y catering debe incluirse en el tiempo total reservado.

Catering local
Para garantizar la coherencia del servicio, a continuación se ofrece información de contacto de cuatro (4) empresas de catering locales. Las organizaciones invitadas no están limitadas a estas sugerencias y pueden elegir un servicio de catering diferente a su discreción.

DJ's Catering
2784 Johnson Drive Ventura, CA 93003
(805) 850-0194
www.djscatering.com

Panera Bread Company
640 Ventura Boulevard Camarillo, CA 93010
(805) 484-1414
www.panerabread.com

Calendario de Marie
185 East Daily Drive Camarillo, CA 93010
(805) 987-5580
www.mariecallenders.com

Cafetería Corner Bakery
111 S. Westlake, Thousand Oaks, CA
(805) 496-6993
www.cornerbakerycafe.com

El Usuario debe estar físicamente presente para aceptar todas las entregas de catering y es responsable de pagar la factura en su totalidad en el momento de la entrega. Es responsabilidad de la Organización Invitada suministrar todos y cada uno de los artículos de papel, cuchillos/tenedores, vasos, servilletas y utensilios para servir. Todos los restos de comida y la basura deben tirarse en los contenedores de basura exteriores antes de abandonar el edificio. Cualquier resto de comida o basura que quede en la(s) habitación(es) conllevará el pago de una tasa de limpieza y el Coordinador de Servicios del Edificio impondrá automáticamente un cargo.

Electrodomésticos
Se prohíbe el uso de microondas en las salas de reuniones y en la cocina. No hay excepciones. También están prohibidos todos los aparatos con serpentines abiertos o elementos calefactores expuestos.

Estos incluyen, pero no se limitan a: hornos de convección, tostadoras, hornos tostadores, placas calientes, sartenes eléctricas, parrillas, bobinas de calentamiento de inmersión tipo taza, calentadores de espacio, etc.

Tecnología, A/V
Las organizaciones invitadas son responsables de todo el equipo de la sala y se comprometen a sustituirlo si se daña o se retira durante su uso o inmediatamente después.

Cualquier daño al equipo será responsabilidad del Usuario. No se admiten excepciones.

Política de fumadores
No está permitido fumar en el interior del edificio. Los fumadores deben estar a una distancia mínima de 25 pies de cualquier entrada o salida del establecimiento y de las ventanas operables.

Consumo de alcohol en los locales
La organización invitada puede proporcionar bebidas alcohólicas (vino y/o cerveza únicamente) para los eventos nocturnos. Las organizaciones invitadas deben proporcionar una prueba de seguro de responsabilidad civil que cubra dichas actividades antes de programar reuniones/eventos que incluyan bebidas alcohólicas. El Centro sin ánimo de lucro de la VCCF y la VCCF deben figurar explícitamente como asegurados adicionales (AI) en el seguro de responsabilidad civil de la organización invitada O la organización invitada debe adjuntar la redacción de su seguro de responsabilidad civil existente que otorgue la condición de AI a la VCCF. NO se aprobarán eventos con servicio de alcohol sin esta documentación.

Uso del teléfono móvil
El uso de teléfonos móviles está limitado al vestíbulo principal y al exterior del edificio. El edificio alberga múltiples organizaciones. Por favor, sea considerado y limite el ruido en los pasillos y espacios compartidos.

Acceso inalámbrico
Los códigos de acceso inalámbrico pueden solicitarse antes de cada acto.

Daños
Cualquier daño, derrame, etc. debe ser reportado inmediatamente al Coordinador de Servicios del Edificio del Centro No Lucrativo VCCF. Cualquier daño será responsabilidad exclusiva de la organización invitada. A los grupos que dejen cualquier espacio en malas condiciones se les podrá cobrar la limpieza de las instalaciones y se les podrá denegar su uso en el futuro. Esto incluye todas las áreas de montaje, cocinas y baños.

Exención de responsabilidad
La Organización Invitada mantendrá indemne e indemnizará a la VCCF contra cualquier sanción, daño o cargo impuesto por cualquier violación de las leyes, ordenanzas, reglamentos, permisos y aprobaciones ocasionados por la Organización Invitada, incluyendo, pero no limitado a, lesiones o muerte de cualquier persona o personas y daños a la propiedad derivados de cualquier accidente u otro suceso en o alrededor de las instalaciones que surjan de o sean causados por la negligencia u omisión de la Organización Invitada, sus agentes, empleados, sirvientes, invitados o huéspedes, o cualquier incumplimiento de la Organización Invitada en cualquier aspecto para cumplir y llevar a cabo los requisitos y disposiciones del presente Acuerdo.

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