VCCF Nonprofit Center Tagungsraum

Das VCCF Nonprofit Center verfügt über drei Räume, die gemietet werden können: den Vorstandsraum, den Gemeinschaftsraum und einen kombinierten Raum.

Bei besonders großen Veranstaltungen können wir sogar die Trennwand zwischen den beiden Räumen entfernen, um Ihnen den größtmöglichen Raum zu bieten.

Der Sitzungssaal

Der Gemeinschaftsraum

Unser Gemeindesaal ist über 1.600 Quadratmeter groß und ideal für mittlere bis große Veranstaltungen.

A/V-Ausrüstung

Projektor, Leinwand und Mikrofon sind im Mietpreis inbegriffen.

Der Gemeinschaftsraum

Er bietet 46 Sitzplätze an Tischen und verfügt über 75 Stühle. Der Raum ist am besten für Gruppen geeignet, die nicht größer als 115 Personen sind.

Preisgestaltung

Stündlich: $60 pro Stunde; Minimum 2 Stunden
4-Stunden-Spezial: $215 pro 4-Stunden-Block; 10% Einsparungen

Kalender des Gemeinschaftsraums

Zimmerreservierung anfordern

Die Vorbereitungsküche

Unsere private Vorbereitungsküche kann von Ihrem Catering-Personal oder einem von Ihnen beauftragten externen Caterer genutzt werden.

Preisgestaltung
Stündlich - $10 pro Stunde.
Zusatz zur Reservierung eines Sitzungssaals oder Gemeinschaftsraums

Verbindung von kollaborativem Lernen und Erkundung bewährter Verfahren

Reservierungsrichtlinien

Prozess der Zimmeranfrage

Um einen Sitzungsraum zu reservieren, muss ein Antrag gestellt werden eingereicht elektronisch an die Jessica Proctor, Koordinatorin für Gebäudedienste des VCCF Nonprofit Center ([email protected]).

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei lediglich um eine Anfrage handelt, bis Sie eine endgültige Bestätigung erhalten haben. Alle erforderlichen Unterlagen müssen für unsere Akten ausgefüllt werden, bevor Ihre Reservierung bestätigt wird. Bis auf Weiteres können wir Zimmeranfragen nur 3 Monate im Voraus und während der regulären Geschäftszeiten bearbeiten.

Vor der Planung einer Veranstaltung muss jede antragstellende Organisation (Gastorganisation) eine unterzeichnete Kopie des Raumnutzungsvertrags vorlegen, in der auch eine Person benannt ist, die für die Begleichung von unvorhergesehenen Schäden an der Einrichtung oder von Kosten, die durch Aufräumarbeiten und/oder die Wiederherstellung der Standardeinrichtung entstehen, verantwortlich ist.

Ihre Raumanfrage wird innerhalb von 48 Stunden per E-Mail bestätigt oder abgelehnt, vorausgesetzt, es liegt eine unterzeichnete Raumnutzungsvereinbarung vor.

Anspruchsberechtigte Nutzer

VCCF hat Vorrang bei der Terminplanung; die Mieter des VCCF Nonprofit Center werden gegenüber externen Gruppen bevorzugt. Je nach Verfügbarkeit der Räume können die Nutzer ihre Termine nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" vergeben.

Die folgenden Organisationen sind berechtigt, den Tagungsraum zu nutzen (in der Reihenfolge ihrer Priorität): 1) VCCF, 2) Mieter des VCCF Nonprofit Center, 3) eingetragene 501(c)(3) gemeinnützige Organisationen in Ventura County

Betriebszeiten

Die Tagungsräume des VCCF Nonprofit Center stehen von Montag bis Donnerstag von 7:00 bis 19:00 Uhr und am Freitag von 7:00 bis 17:00 Uhr zur Verfügung. Bei besonderen Anfragen für die Nutzung der Räume außerhalb dieser Zeiten fallen zusätzliche Gebühren an, um die Kosten für Personal, Sicherheit und Aufsicht nach den Öffnungszeiten zu decken. Die Nutzung am Wochenende ist derzeit nicht möglich.

Annullierungspolitik

VCCF behält sich das Recht vor, jede Veranstaltung mit einer Frist von 7 Tagen zu stornieren, wenn keine Zahlung eingegangen ist. Die Benachrichtigung über die Absage einer Veranstaltung muss mindestens 72 Stunden vor der Veranstaltung eingehen, damit eine Organisation Anspruch auf die Anrechnung der Gebühr auf eine zukünftige Veranstaltung hat. Wenn die Gastorganisation die Gebühr für die Raumnutzung nicht vor der Veranstaltung bezahlt, kann sich dies auf künftige Nutzungsrechte der Einrichtung auswirken.

Kapazitäten der Tagungsräume

Einrichtung und Abbau der Räume

Jeder Raum im VCCF Nonprofit Center verfügt über eine Standard-Raumaufteilung, die in dem gerahmten Schema an der Wand des Raums dargestellt ist. Bei einem Umzug ist die Gastorganisation dafür verantwortlich, dass die Tische und Stühle an ihren ursprünglichen Platz zurückgestellt werden. Die Gastorganisation ist auch dafür verantwortlich, alle Möbel zu verschieben, um ihre Sitzung zu ermöglichen. Das Personal des VCCF wird unter keinen Umständen Tische und Stühle umstellen. Wir empfehlen den Gastorganisationen, zusätzlich dreißig (30) Minuten vor und nach ihrer Veranstaltung zu reservieren, um den Raum einrichten und aufräumen zu können. Alle Abfälle müssen aus dem Raum entfernt und in die dafür vorgesehenen Behältnisse gebracht werden.

An den Wänden sind nur ungiftiges Malerband und selbstklebendes Staffeleipapier erlaubt. Seien Sie bitte vorsichtig, damit die Marker nicht durchbluten und bleibende Spuren an den Wänden hinterlassen. Bei Zuwiderhandlung wird eine Schadensersatzgebühr erhoben, die die künftige Nutzung der Einrichtung beeinträchtigen kann. Sitzungsbezogene Materialien und Werbebroschüren dürfen weder im Sitzungssaal zurückgelassen noch an den Wänden angebracht werden.

Die Gruppen müssen die Einrichtung zu der in der schriftlichen Anfrage der Organisation angegebenen Zeit verlassen. Wird der Raum/die Räume nicht in den ursprünglichen Zustand zurückversetzt, kann die weitere Nutzung des Raums untersagt werden.

Zusätzliche Politiken

Parken
In unmittelbarer Nähe des VCCF Nonprofit Centers gibt es ausreichend Parkplätze.

Verpflegung
Die Gastorganisation ist für die Organisation des Caterings, den Aufbau und den Abtransport aller Speisen verantwortlich. Alle Abfälle müssen entfernt und in die entsprechenden Behälter im Freien gebracht werden. Die Zeit für den Aufbau, das Aufräumen und das Catering muss in die reservierte Gesamtzeit eingerechnet werden.

Lokale Caterer
Um einen einheitlichen Service zu gewährleisten, finden Sie nachstehend die Kontaktinformationen von vier (4) örtlichen Catering-Unternehmen. Die Gastorganisationen sind nicht auf diese Vorschläge beschränkt und können nach eigenem Ermessen einen anderen Caterer wählen.

DJ's Verpflegung
2784 Johnson Drive Ventura, CA 93003
(805) 850-0194
www.djscatering.com

Unternehmen Panera Bread
640 Ventura Boulevard Camarillo, CA 93010
(805) 484-1414
www.panerabread.com

Marie Calendar's
185 East Daily Drive Camarillo, CA 93010
(805) 987-5580
www.mariecallenders.com

Bäckerei-Café an der Ecke
111 S. Westlake, Thousand Oaks, CA
(805) 496-6993
www.cornerbakerycafe.com

Der Nutzer muss physisch anwesend sein, um alle Catering-Lieferungen anzunehmen und ist dafür verantwortlich, die Rechnung bei Lieferung vollständig zu bezahlen. Es liegt in der Verantwortung der Gastorganisation, alle Papierwaren, Messer/Gabeln, Tassen, Servietten und Servierutensilien bereitzustellen. Alle Essensreste und Abfälle müssen vor dem Verlassen des Gebäudes in den Abfallbehältern außerhalb des Gebäudes entsorgt werden. Für in den Zimmern zurückgelassene Abfälle und/oder Lebensmittel wird eine Reinigungsgebühr erhoben, die automatisch vom Koordinator für Gebäudedienste berechnet wird.

Geräte
Mikrowellen dürfen in den Sitzungsräumen und in der Vorbereitungsküche nicht verwendet werden. Keine Ausnahmen. Alle Geräte mit offenen Spulen oder freiliegenden Heizelementen sind ebenfalls verboten.

Dazu gehören unter anderem: Konvektionsöfen, Toaster, Toasteröfen, Kochplatten, elektrische Bratpfannen, Grills, Tauchsieder in Tassenform, Raumheizgeräte usw.

Technik, A/V
Die Gastorganisationen sind für alle im Raum befindlichen Geräte verantwortlich und verpflichten sich, diese zu ersetzen, wenn sie während oder unmittelbar nach ihrer Nutzung beschädigt oder entfernt werden.

Für eventuelle Schäden an den Geräten haftet der Nutzer. Keine Ausnahmen.

Raucherpolitik
Das Rauchen ist innerhalb des Gebäudes nicht gestattet. Raucher müssen einen Mindestabstand von 25 Fuß zu allen Ein- und Ausgängen und zu öffenbaren Fenstern einhalten.

Alkoholkonsum auf dem Betriebsgelände
Die Gastorganisation kann alkoholische Getränke (nur Wein und/oder Bier) für Abendveranstaltungen bereitstellen. Gastorganisationen müssen eine Haftpflichtversicherung nachweisen, die solche Aktivitäten abdeckt, bevor sie Treffen/Veranstaltungen mit alkoholischen Getränken planen. Das VCCF Nonprofit Center und das VCCF müssen in der Haftpflichtversicherung der Gastorganisation ausdrücklich als Zusatzversicherte genannt werden ODER die Gastorganisation muss den Wortlaut ihrer bestehenden Haftpflichtversicherung beifügen, der dem VCCF den Status eines Zusatzversicherten gewährt. Ohne diese Unterlagen werden KEINE Veranstaltungen mit Alkoholausschank genehmigt.

Nutzung von Mobiltelefonen
Die Benutzung von Mobiltelefonen ist auf das Hauptfoyer und außerhalb des Gebäudes beschränkt. Das Gebäude beherbergt mehrere Organisationen. Bitte seien Sie rücksichtsvoll und begrenzen Sie den Lärm in den Fluren und Gemeinschaftsräumen.

Drahtloser Zugang
Die Codes für den drahtlosen Zugang können vor jeder Veranstaltung angefordert werden.

Schaden
Jegliche Schäden, verschüttete Flüssigkeiten usw. sind unverzüglich dem Koordinator des VCCF Nonprofit Center Building Services zu melden. Für alle Schäden ist ausschließlich die Gastorganisation verantwortlich. Gruppen, die einen Raum in schlechtem Zustand hinterlassen, können für die Reinigung der Einrichtung zur Kasse gebeten und von der weiteren Nutzung ausgeschlossen werden. Dies gilt auch für alle Aufenthaltsbereiche, Küchen und Toilettenanlagen.

Haftungsfreistellung
Der Gastveranstalter hält VCCF schadlos und entschädigt es für alle Strafen, Schäden oder Gebühren, die aufgrund von Verstößen gegen Gesetze, Verordnungen, Vorschriften, Genehmigungen und Zulassungen durch den Gastveranstalter auferlegt werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Verletzung oder den Tod von Personen und geschädigtem Eigentum infolge von Unfällen oder anderen Ereignissen auf dem Gelände oder in der Nähe des Geländes, die durch die Fahrlässigkeit oder Unterlassung des Gastveranstalters, seiner Vertreter, Angestellten, Bediensteten, Gäste oder Eingeladenen oder durch ein Versäumnis des Gastveranstalters in irgendeiner Hinsicht bei der Einhaltung und Erfüllung der Anforderungen und Bestimmungen dieser Vereinbarung verursacht werden.

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Kontakt

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