Espace de réunion du VCCF Nonprofit Center

Le VCCF Nonprofit Center dispose de trois espaces à louer : la salle du conseil d'administration, la salle communautaire et un espace combiné.

Pour les événements particulièrement importants, nous pouvons même retirer la cloison séparant les deux salles afin de vous offrir le plus d'espace possible.

La salle du conseil

La salle communautaire

Notre salle de conférence, d'une superficie de plus de 1 600 pieds carrés, est idéale pour les événements de petite ou moyenne envergure.

Équipement A/V

Comprend un projecteur, un écran et un microphone, tous inclus dans le prix de la location.

La salle du conseil

Elle peut accueillir 36 personnes avec des tables et dispose de 50 chaises. La salle est idéale pour les groupes ne dépassant pas 84 personnes.

Tarification

Horaire : $50 par heure (minimum 2 heures)
Spécial 4 heures : $180 par bloc de 4 heures (10% d'économies)

Calendrier de la salle du conseil

Demande de réservation de chambre

La cuisine de préparation

Notre cuisine de préparation privée est à la disposition de votre personnel de restauration ou de tout traiteur extérieur que vous engagez.

Tarification
Horaire - $10 par heure.
Ajout à la réservation d'une salle de réunion ou d'une salle communautaire

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Politiques de réservation

Procédure de demande de chambre

Pour réserver un espace de réunion, la demande doit être soumis par voie électronique au Jessica Proctor, coordinatrice des services de construction du VCCF Nonprofit Center ([email protected]).

Veuillez noter qu'il s'agit d'une simple demande jusqu'à ce que vous receviez la confirmation finale. Tous les documents requis doivent être complétés pour nos dossiers avant que votre réservation ne soit confirmée. Pour l'instant, nous n'acceptons les demandes de chambres que trois mois à l'avance et pendant les heures d'ouverture habituelles.

Avant la tenue de la réunion, chaque organisation requérante (organisation invitée) doit disposer d'une copie signée de l'accord d'utilisation de la salle dans son dossier, y compris une personne identifiée responsable de faciliter le paiement de tout dommage imprévu à l'installation ou des frais encourus pour le nettoyage et/ou la remise en place de l'agencement standard.

Votre demande d'espace sera confirmée ou refusée dans les 48 heures par courrier électronique, à condition qu'un accord d'utilisation de la salle signé soit présent dans le dossier.

Utilisateurs éligibles

La VCCF se réserve le droit de refuser une demande. La VCCF a la priorité pour la programmation ; les locataires du Nonprofit Center de la VCCF ont la préférence sur les groupes extérieurs ; les utilisateurs peuvent réserver l'espace de réunion selon le principe du premier arrivé, premier servi, en fonction de la disponibilité de la salle.

Les entités suivantes peuvent utiliser l'espace de réunion, par ordre de priorité : 1) VCCF, 2) locataires du VCCF Nonprofit Center, 3) organisations à but non lucratif enregistrées 501(c)(3) dans le comté de Ventura.

Heures d'ouverture

Les salles de réunion du VCCF Nonprofit Center sont disponibles du lundi au jeudi de 7h00 à 19h00 et le vendredi de 7h00 à 17h00. Les demandes spéciales d'utilisation des salles en dehors de ces horaires entraîneront des frais supplémentaires pour couvrir le personnel, la sécurité et la surveillance en dehors des heures de travail. Il n'y a pas d'utilisation le week-end pour l'instant.

Politique d'annulation

La VCCF se réserve le droit d'annuler toute réunion avec un préavis de 7 jours, à moins que le paiement n'ait été reçu. La notification de l'annulation d'un événement doit être reçue au moins 72 heures avant l'événement pour qu'une organisation puisse bénéficier de l'application des frais à un événement ultérieur. Le fait que l'organisation invitée ne paie pas l'utilisation de la salle avant l'événement peut affecter les privilèges d'utilisation future de l'installation.

Capacité des salles de réunion

Installation et démontage de la salle

Chaque salle du VCCF Nonprofit Center dispose d'une configuration standard décrite dans le schéma encadré situé sur le mur de la salle. En cas de déplacement, l'organisation invitée est responsable du retour des tables et des chaises à leur emplacement d'origine. L'organisation invitée est également responsable du déplacement des meubles nécessaires à la tenue de la réunion. Aucun membre du personnel de la VCCF ne sera disponible pour déplacer les tables et les chaises, quelles que soient les circonstances. Nous encourageons les organisations invitées à réserver trente (30) minutes supplémentaires avant et après leur réunion pour permettre l'installation et le nettoyage de la salle. Tous les déchets doivent être sortis de la salle et déposés dans les poubelles extérieures prévues à cet effet.

Seuls le ruban adhésif non toxique pour peintres et le papier autocollant pour chevalet sont autorisés sur les murs. Veuillez faire preuve de prudence afin d'éviter que les marqueurs ne déteignent et ne laissent des traces permanentes sur les murs. Tout manquement à cette règle entraînera des frais de dommages et intérêts et pourra affecter l'utilisation future de l'établissement. Les documents relatifs aux réunions et les brochures promotionnelles ne doivent pas être laissés dans la salle de réunion ni fixés sur les murs.

Les groupes doivent quitter l'établissement à l'heure indiquée dans la demande écrite d'utilisation de la salle soumise par l'organisation. Si la ou les salles ne sont pas remises dans leur configuration d'origine, leur utilisation future peut être interdite.

Politiques complémentaires

Parking
De nombreuses places de parking sont disponibles à proximité immédiate du VCCF Nonprofit Center.

Restauration
L'organisation invitée est responsable de l'organisation des services de restauration, de la mise en place et de l'enlèvement de toute la nourriture. Tous les déchets doivent être enlevés et déposés dans les poubelles extérieures appropriées. Le temps consacré à l'installation, au nettoyage et à la restauration doit être inclus dans le temps total réservé.

Traiteurs locaux
Pour assurer la cohérence du service, vous trouverez ci-dessous les coordonnées de quatre (4) traiteurs locaux. Les organisations invitées ne sont pas limitées à ces suggestions et peuvent choisir un autre traiteur à leur discrétion.

Traiteur DJ's
2784 Johnson Drive Ventura, CA 93003
(805) 850-0194
www.djscatering.com

Panera Bread Company
640 Ventura Boulevard Camarillo, CA 93010
(805) 484-1414
www.panerabread.com

Marie Calendar's
185 East Daily Drive Camarillo, CA 93010
(805) 987-5580
www.mariecallenders.com

Corner Bakery Café
111 S. Westlake, Thousand Oaks, CA
(805) 496-6993
www.cornerbakerycafe.com

L'utilisateur doit être physiquement présent pour accepter toutes les livraisons de restauration et est responsable du paiement intégral de la facture à la livraison. Il incombe à l'organisation invitée de fournir tous les articles en papier, couteaux/fourchettes, gobelets, serviettes et ustensiles de service. Tous les restes de nourriture et les déchets doivent être jetés dans les poubelles extérieures avant de quitter le bâtiment. Toute ordure et/ou nourriture laissée dans la/les chambre(s) entraînera des frais de nettoyage et une charge sera automatiquement imposée par le coordinateur des services du bâtiment.

Appareils électroménagers
Les micro-ondes sont interdites dans les salles de réunion et les cuisines d'étape. Il n'y a pas d'exception. Tous les appareils dotés de serpentins ouverts ou d'éléments chauffants apparents sont également interdits.

Il s'agit notamment des fours à convection, des grille-pains, des fours à pain, des plaques chauffantes, des poêles à frire électriques, des grils, des serpentins chauffants à immersion de type tasse, des chauffages d'appoint, etc.

Technologie, A/V
Les organisations invitées sont responsables de tout le matériel présent dans la salle et s'engagent à le remplacer s'il est endommagé ou enlevé pendant ou immédiatement après son utilisation.

Tout dommage causé à l'équipement sera à la charge de l'utilisateur. Il n'y a pas d'exception.

Politique anti-tabac
Il est interdit de fumer à l'intérieur du bâtiment. Les fumeurs doivent se tenir à une distance d'au moins 25 pieds des entrées et sorties de l'établissement et des fenêtres ouvrantes.

Consommation d'alcool dans les locaux
L'organisation invitée peut fournir des boissons alcoolisées (vin et/ou bière uniquement) pour les événements organisés en soirée. Les organisations invitées doivent fournir une preuve d'assurance responsabilité civile couvrant ces activités avant de programmer des réunions/événements incluant des boissons alcoolisées. Le VCCF Nonprofit Center et le VCCF doivent être explicitement nommés en tant qu'assurés supplémentaires (AI) sur l'assurance responsabilité civile de l'organisation invitée OU l'organisation invitée doit joindre le libellé de son assurance responsabilité civile existante qui accorde le statut d'AI au VCCF. AUCUN événement avec service d'alcool ne sera approuvé sans cette documentation.

Utilisation du téléphone portable
L'utilisation des téléphones portables est limitée au foyer principal et à l'extérieur du bâtiment. Le bâtiment abrite de nombreuses organisations. Nous vous demandons de faire preuve de considération et de limiter le bruit dans les couloirs et les espaces communs.

Accès sans fil
Les codes d'accès au réseau sans fil peuvent être demandés avant chaque événement.

Dommages
Tout dommage, déversement, etc. doit être immédiatement signalé au coordinateur des services de construction du VCCF Nonprofit Center. Tout dommage est de la seule responsabilité de l'organisation invitée. Les groupes qui laissent un espace en mauvais état peuvent se voir facturer le nettoyage de l'installation et se voir refuser son utilisation future. Cela inclut toutes les zones de rassemblement, les cuisines et les toilettes.

Décharge de responsabilité
L'organisation invitée garantit et indemnise la VCCF contre toute pénalité, tout dommage ou toute charge imposés pour toute violation des lois, ordonnances, réglementations, permis et approbations occasionnés par l'organisation invitée, y compris, mais sans s'y limiter, les blessures ou le décès de toute personne et les biens blessés résultant de tout accident ou autre événement survenant dans ou autour des locaux qui découlent ou sont causés par la négligence ou l'omission de l'organisation invitée, de ses agents, employés, serviteurs, invités ou convives, ou tout manquement de l'organisation invitée à tout égard à se conformer et à exécuter les exigences et les dispositions du présent accord.

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