Espaço para reuniões do Centro sem fins lucrativos VCCF

O VCCF Nonprofit Center tem três espaços disponíveis para aluguer: a sala da direção, a sala comunitária e um espaço combinado.

Para eventos particularmente grandes, podemos mesmo retirar a divisória que separa as duas salas para lhe dar o máximo de espaço possível.

A sala de reuniões

A sala comunitária

A nossa sala de reuniões tem mais de 1.600 pés quadrados e é perfeita para eventos de pequena a média dimensão.

Equipamento A/V

Inclui um projetor, um ecrã e um microfone, todos eles incluídos no preço do aluguer.

A sala de reuniões

Tem 36 lugares sentados com mesas e 50 cadeiras disponíveis. A sala é ideal para grupos com um máximo de 84 pessoas.

Preços

Por hora: $50 por hora (mínimo 2 horas)
Especial de 4 horas: $180 por bloco de 4 horas (poupança de 10%)

Calendário da sala de reuniões

Pedir reserva de quarto

A cozinha de preparação

A nossa cozinha de preparação privada está disponível para ser utilizada pela sua equipa de catering ou por qualquer empresa de catering externa que contrate.

Preços
Por hora - $10 por hora.
Adicionar a qualquer reserva de sala de reuniões ou sala comunitária

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Políticas de reserva

Processo de pedido de quarto

Para reservar um espaço de reunião, é necessário apresentar um pedido apresentado por via eletrónica para o Jessica Proctor, coordenadora dos serviços de construção do centro sem fins lucrativos VCCF ([email protected]).

Note-se que se trata apenas de um pedido até receber a confirmação final. Toda a documentação necessária deve ser preenchida para os nossos ficheiros antes de a sua reserva ser confirmada. De momento, só aceitamos pedidos de quartos com 3 meses de antecedência e durante o horário normal de expediente.

Antes da marcação da reunião, cada organização requerente (Organização Convidada) deve ter uma cópia assinada do acordo de utilização da sala em arquivo, incluindo uma pessoa identificada responsável por facilitar o pagamento de quaisquer danos imprevistos nas instalações ou encargos incorridos na limpeza e/ou reposição da disposição padrão.

O seu pedido de espaço será confirmado ou recusado no prazo de 48 horas por correio eletrónico, partindo do princípio de que existe um acordo de utilização da sala assinado.

Utilizadores elegíveis

A VCCF reserva-se o direito de recusar um pedido. A VCCF tem prioridade de marcação; os inquilinos do Centro sem fins lucrativos da VCCF têm preferência sobre os grupos externos; os utilizadores podem marcar o espaço para reuniões por ordem de chegada, dependendo da disponibilidade da sala.

As seguintes entidades são elegíveis para utilizar o espaço para reuniões, por ordem de prioridade: 1) VCCF, 2) inquilinos do VCCF Nonprofit Center, 3) Organizações sem fins lucrativos registadas com o número 501(c)(3) em Ventura County

Horário de funcionamento

Política de cancelamento

A VCCF reserva-se o direito de cancelar qualquer reunião com um aviso prévio de 7 dias, exceto se o pagamento tiver sido recebido. A notificação de cancelamento do evento deve ser recebida pelo menos 72 horas antes do evento para que a organização seja elegível para que a taxa seja aplicada a um evento futuro. O não pagamento da utilização da sala por parte da organização convidada antes do evento pode afetar os privilégios de utilização futura das instalações.

Capacidades das salas de reunião

Montagem e desmontagem da sala

Cada sala do Centro sem fins lucrativos VCCF tem uma configuração normalizada, descrita no esquema emoldurado que se encontra na parede da sala. Em caso de deslocação, a organização convidada é responsável pelo regresso das mesas e cadeiras ao seu local original. A organização convidada é também responsável pela deslocação de qualquer mobiliário para acomodar a sua reunião. Nenhum funcionário da VCCF estará disponível para deslocar mesas e cadeiras em qualquer circunstância. Encorajamos as Organizações Convidadas a reservar trinta (30) minutos adicionais antes e depois da sua reunião para acomodar a montagem e limpeza da sala. Todo o lixo deve ser retirado da sala e colocado nos recipientes exteriores adequados.

Só é permitida a colocação de fita adesiva não tóxica e papel de cavalete autocolante nas paredes. É necessário ter cuidado para evitar que os marcadores sangrem e deixem marcas permanentes em qualquer espaço da parede. Qualquer violação deste requisito implicará o pagamento de uma taxa por danos e poderá afetar a utilização futura das instalações. Os materiais relacionados com as reuniões e as brochuras promocionais não podem ser deixados na sala de reuniões nem afixados em qualquer parede.

Os grupos devem desocupar as instalações à hora marcada, tal como indicado no pedido escrito de utilização da sala apresentado pela organização. Se a(s) sala(s) não for(em) devolvida(s) à configuração original, a utilização futura da sala poderá ser proibida.

Políticas adicionais

Estacionamento
Está disponível um amplo parque de estacionamento nas imediações do VCCF Nonprofit Center.

Restauração
A organização convidada é responsável pela organização dos serviços de catering, pela montagem e pela remoção de todos os alimentos. Todo o lixo deve ser removido e colocado nos recipientes exteriores adequados. O tempo para a montagem, limpeza e fornecimento de refeições deve ser incluído no tempo total reservado.

Fornecedores de refeições locais
Para garantir a coerência do serviço, apresentamos a seguir os contactos de quatro (4) empresas de restauração locais. As organizações convidadas não estão limitadas a estas sugestões e podem escolher um fornecedor diferente à sua discrição.

DJ's Catering
2784 Johnson Drive Ventura, CA 93003
(805) 850-0194
www.djscatering.com

Empresa Panera Bread
640 Ventura Boulevard Camarillo, CA 93010
(805) 484-1414
www.panerabread.com

Calendário Marie
185 East Daily Drive Camarillo, CA 93010
(805) 987-5580
www.mariecallenders.com

Café Corner Bakery
111 S. Westlake, Thousand Oaks, CA
(805) 496-6993
www.cornerbakerycafe.com

O Utilizador tem de estar fisicamente presente para aceitar todas as entregas de catering e é responsável pelo pagamento integral da fatura no momento da entrega. É da responsabilidade da Organização Convidada fornecer todos e quaisquer artigos de papel, facas/garfos, copos, guardanapos e utensílios de serviço. Todos os restos de comida e lixo devem ser colocados em recipientes de lixo externos antes de deixar o prédio. Qualquer lixo e/ou comida deixada no(s) quarto(s) implicará uma taxa de limpeza e será automaticamente cobrada pelo Coordenador dos Serviços do Edifício.

Electrodomésticos
É proibida a utilização de micro-ondas nas salas de reunião e na cozinha de preparação. Sem excepções. Todos os aparelhos com serpentinas abertas ou elementos de aquecimento expostos são igualmente proibidos.

Estes incluem, mas não se limitam a: fornos de convecção, torradeiras, torradeiras, placas de aquecimento, frigideiras eléctricas, grelhadores, serpentinas de aquecimento por imersão tipo taça, aquecedores de ambiente, etc.

Tecnologia, A/V
As organizações convidadas são responsáveis por todo o equipamento no quarto e concordam em substituir o equipamento se este for danificado ou removido durante ou imediatamente após a sua utilização.

Qualquer dano no equipamento será da responsabilidade do utilizador. Sem excepções.

Política de fumadores
Não é permitido fumar no interior do edifício. Os fumadores devem estar a uma distância mínima de 25 pés de quaisquer entradas ou saídas do estabelecimento e de janelas operáveis.

Consumo de álcool nas instalações
A organização convidada pode fornecer bebidas alcoólicas (apenas vinho e/ou cerveja) para eventos noturnos. As organizações convidadas devem apresentar prova de seguro de responsabilidade civil para cobrir tais actividades antes de marcarem reuniões/eventos que incluam bebidas alcoólicas. O Centro Sem Fins Lucrativos VCCF e a VCCF devem ser explicitamente nomeados como Segurado Adicional (AI) no seguro de responsabilidade civil da Organização Convidada OU a Organização Convidada deve anexar o texto do seu seguro de responsabilidade civil existente que concede o estatuto de AI à VCCF. Nenhum evento com serviço de bebidas alcoólicas será aprovado sem esta documentação.

Utilização de telemóveis
A utilização de telemóveis está limitada ao átrio principal e ao exterior do edifício. O edifício é a casa de várias organizações. Por favor, tenha consideração e limite o ruído nos corredores e espaços partilhados.

Acesso sem fios
Os códigos de acesso sem fios podem ser solicitados antes de cada evento.

Danos
Quaisquer danos, derrames, etc. devem ser imediatamente comunicados ao Coordenador dos Serviços do Edifício do Centro Sem Fins Lucrativos do VCCF. Todo e qualquer dano é da exclusiva responsabilidade da Organização Convidada. Os grupos que deixem qualquer espaço em más condições podem ser cobrados pela limpeza das instalações e pode ser-lhes negada a utilização futura. Isto inclui todas as áreas de preparação, cozinhas e casas de banho.

Não se responsabilizar
A Organização Hóspede isentará e indemnizará a VCCF por qualquer penalidade, dano ou encargo imposto por qualquer violação de quaisquer leis, portarias, regulamentos, autorizações e aprovações ocasionadas pela Organização Hóspede, incluindo, mas não se limitando a, ferimentos ou morte de qualquer pessoa ou pessoas e danos materiais decorrentes de qualquer acidente ou outra ocorrência nas instalações ou à volta delas, que resultem ou sejam causados por negligência ou omissão da Organização Hóspede, dos seus agentes, empregados, funcionários, convidados ou convidados, ou qualquer falha da Organização Hóspede em cumprir e executar os requisitos e disposições do presente Acordo.

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