Spazio riunioni del Centro Nonprofit VCCF

Il VCCF Nonprofit Center dispone di tre spazi disponibili per l'affitto: la Board Room, la Community Room e uno spazio combinato.

Per eventi particolarmente grandi, possiamo anche rimuovere il divisorio che separa le due sale per offrirvi il massimo spazio possibile.

La sala del consiglio di amministrazione

La Sala della Comunità

La nostra sala riunioni, di oltre 1.600 metri quadrati, è perfetta per eventi di piccole e medie dimensioni.

Apparecchiature A/V

Include un proiettore, uno schermo e un microfono, tutti inclusi nel prezzo di noleggio.

La sala del consiglio di amministrazione

Dispone di 36 posti a sedere con tavoli e 50 sedie. La sala è ideale per gruppi non superiori a 84 persone.

Prezzi

Orario: $50 all'ora (minimo 2 ore)
Speciale di 4 ore: $180 per blocco di 4 ore (risparmio di 10%)

Calendario della sala riunioni

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Richiesta di prenotazione della camera

La cucina di preparazione

La nostra cucina di preparazione privata è a disposizione del vostro staff di catering o di qualsiasi catering esterno da voi ingaggiato.

Prezzi
Orario - $10 all'ora.
Aggiunta a qualsiasi prenotazione di sala riunioni o sala comunitaria

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Politiche di prenotazione

Procedura di richiesta della camera

Per riservare uno spazio per le riunioni, è necessario presentare una richiesta presentato elettronicamente al Coordinatore dei servizi edilizi del Centro Nonprofit VCCF Jessica Proctor (jproctor@vccf.org).

Si prega di notare che questa è solo una richiesta fino a quando non si riceve la conferma definitiva. Tutti i documenti richiesti devono essere compilati per i nostri archivi prima che la prenotazione venga confermata. Per il momento, accettiamo le richieste di camere solo con 3 mesi di anticipo e durante gli orari di lavoro regolari.

Prima della programmazione della riunione, ogni organizzazione richiedente (Organizzazione Ospite) deve avere una copia firmata dell'accordo di utilizzo della sala, con l'indicazione di una persona responsabile di facilitare il pagamento di eventuali danni imprevisti alla struttura o delle spese sostenute per la pulizia e/o il ripristino della disposizione standard.

La richiesta di spazio sarà confermata o rifiutata entro 48 ore via e-mail, a condizione che sia presente un contratto di utilizzo della sala firmato.

Utenti idonei

Il VCCF si riserva il diritto di rifiutare una richiesta. Il VCCF ha la priorità di programmazione; gli inquilini del VCCF Nonprofit Center hanno la preferenza rispetto ai gruppi esterni; gli utenti possono programmare gli spazi per le riunioni in base alla disponibilità delle sale.

I seguenti enti possono utilizzare gli spazi per le riunioni, in ordine di priorità: 1) VCCF, 2) affittuari del VCCF Nonprofit Center, 3) organizzazioni nonprofit registrate 501(c)(3) della Contea di Ventura.

Orari di funzionamento

Politica di cancellazione

Il VCCF si riserva il diritto di cancellare qualsiasi riunione con un preavviso di 7 giorni, a meno che non sia stato ricevuto il pagamento. La notifica di cancellazione dell'evento deve pervenire almeno 72 ore prima dell'evento affinché l'organizzazione possa beneficiare della tariffa per un evento futuro. Il mancato pagamento dell'utilizzo della sala da parte dell'organizzazione ospite prima dell'evento può compromettere i futuri privilegi di utilizzo della struttura.

Capacità delle sale riunioni

Allestimento e smontaggio della sala

Ogni sala del VCCF Nonprofit Center ha un allestimento standard, rappresentato nello schema incorniciato appeso alla parete della sala. In caso di spostamento, l'Organizzazione Ospite è responsabile del ritorno di tavoli e sedie nella loro posizione originale. L'organizzazione ospite è inoltre responsabile dello spostamento di eventuali mobili per ospitare la riunione. In nessun caso il personale del VCCF sarà disponibile a spostare tavoli e sedie. Incoraggiamo le Organizzazioni Ospiti a riservare altri trenta (30) minuti prima e dopo la riunione per consentire l'allestimento e la pulizia della sala. Tutti i rifiuti devono essere rimossi dalla sala e depositati negli appositi contenitori esterni.

Sulle pareti sono ammessi solo nastro adesivo atossico e carta da cavalletto autoadesiva. Si prega di usare cautela per evitare che i pennarelli si macchino lasciando segni permanenti sulle pareti. Qualsiasi violazione di questa richiesta comporterà un addebito per danni e potrebbe influire sull'uso futuro della struttura. I materiali relativi alle riunioni e gli opuscoli promozionali non possono essere lasciati nella sala riunioni né affissi alle pareti.

I gruppi devono lasciare la struttura all'ora stabilita, come indicato nella richiesta scritta di utilizzo della sala presentata dall'organizzazione. Se la sala o le sale non vengono restituite all'assetto originale, l'uso futuro della sala può essere vietato.

Politiche aggiuntive

Parcheggio
Un ampio parcheggio è disponibile nelle immediate vicinanze del VCCF Nonprofit Center.

Ristorazione
L'organizzazione ospite è responsabile dell'organizzazione dei servizi di catering, dell'allestimento e della rimozione di tutti i cibi. Tutti i rifiuti devono essere rimossi e depositati negli appositi contenitori esterni. Il tempo per l'allestimento, la pulizia e il catering deve essere incluso nel tempo totale riservato.

Ristoratori locali
Per garantire la coerenza del servizio, di seguito sono riportate le informazioni di contatto di quattro (4) ristoratori locali. Le Organizzazioni ospiti non sono limitate a questi suggerimenti e possono scegliere un catering diverso a loro discrezione.

DJ's Catering
2784 Johnson Drive Ventura, CA 93003
(805) 850-0194
www.djscatering.com

Panera Bread Company
640 Ventura Boulevard Camarillo, CA 93010
(805) 484-1414
www.panerabread.com

Calendario di Marie
185 East Daily Drive Camarillo, CA 93010
(805) 987-5580
www.mariecallenders.com

Panificio Corner Café
111 S. Westlake, Thousand Oaks, CA
(805) 496-6993
www.cornerbakerycafe.com

L'Utente deve essere fisicamente presente per accettare tutte le consegne di catering ed è responsabile del pagamento completo del conto alla consegna. È responsabilità dell'Organizzazione Ospite fornire tutti i prodotti di carta, coltelli/forchette, bicchieri, tovaglioli e utensili di servizio. Tutti gli avanzi di cibo e i rifiuti devono essere smaltiti nei contenitori esterni prima di lasciare l'edificio. Eventuali rifiuti e/o cibo lasciati nelle stanze comporteranno una tassa di pulizia e un addebito automatico da parte del Coordinatore dei servizi dell'edificio.

Elettrodomestici
È vietato l'uso di microonde nelle sale riunioni e nella cucina di allestimento. Non ci sono eccezioni. Sono vietati anche tutti gli apparecchi con bobine aperte o elementi riscaldanti esposti.

Questi includono, ma non sono limitati a: forni a convezione, tostapane, forni per tostare, piastre elettriche, padelle elettriche, griglie, batterie di riscaldamento a immersione a tazza, riscaldatori per ambienti, ecc.

Tecnologia, A/V
Le organizzazioni ospiti sono responsabili di tutte le attrezzature presenti nella stanza e si impegnano a sostituirle se vengono danneggiate o rimosse durante o subito dopo il loro utilizzo.

Eventuali danni alle apparecchiature saranno responsabilità dell'Utente. Non sono ammesse eccezioni.

Politica sul fumo
Non è consentito fumare all'interno dell'edificio. I fumatori devono trovarsi ad una distanza di almeno 6 metri dalle entrate e dalle uscite dell'edificio e dalle finestre apribili.

Consumo di alcolici nei locali
L'organizzazione ospite può fornire bevande alcoliche (solo vino e/o birra) per gli eventi serali. Le organizzazioni ospiti devono fornire la prova di un'assicurazione di responsabilità civile a copertura di tali attività prima di programmare riunioni/eventi che includano bevande alcoliche. Il VCCF Nonprofit Center e il VCCF devono essere esplicitamente nominati come Assicurati Aggiuntivi (AI) sull'assicurazione di responsabilità civile dell'Organizzazione Ospite oppure l'Organizzazione Ospite deve allegare la dicitura della propria assicurazione di responsabilità civile esistente che concede lo status di AI al VCCF. Non saranno approvati eventi con servizio di alcolici senza questa documentazione.

Uso del telefono cellulare
L'uso dei cellulari è limitato all'atrio principale e all'esterno dell'edificio. L'edificio ospita diverse organizzazioni. Si prega di essere rispettosi e di limitare il rumore nei corridoi e negli spazi comuni.

Accesso wireless
I codici di accesso wireless possono essere richiesti prima di ogni evento.

Danni
Eventuali danni, fuoriuscite, ecc. devono essere segnalati immediatamente al Coordinatore dei servizi edili del Centro Nonprofit VCCF. Tutti i danni sono di esclusiva responsabilità dell'organizzazione ospite. I gruppi che lasciano uno spazio in cattive condizioni possono vedersi addebitare le spese di pulizia della struttura e possono essere esclusi dall'uso futuro. Ciò include tutte le aree di allestimento, le cucine e i servizi igienici.

Manleva
L'Organizzazione Ospitante dovrà tenere indenne e risarcire la VCCF da qualsiasi sanzione, danno o addebito imposto per qualsiasi violazione di leggi, ordinanze, regolamenti, permessi e approvazioni causata dall'Organizzazione Ospitante, compresi, ma non solo, gli infortuni o la morte di una o più persone e i danni alla proprietà derivanti da qualsiasi incidente o altro evento all'interno o all'esterno dei locali che derivino o siano causati dalla negligenza o dall'omissione dell'Organizzazione Ospitante, dei suoi agenti, dipendenti, dipendenti, ospiti o invitati, o da qualsiasi inadempienza dell'Organizzazione Ospitante sotto qualsiasi aspetto nell'ottemperare e nell'eseguire i requisiti e le disposizioni del presente Contratto.

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